Konformitätserklärung (DoC) nach EU PPWR-Verordnung erstellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung
Die PPWR-Verordnung (EU PPWR), formal Verordnung (EU) 2025/40 über Verpackungen und Verpackungsabfälle, ist seit dem 11. Februar 2025 in Kraft und führt verbindliche Anforderungen für Verpackungen ein, die auf dem europäischen Markt in Verkehr gebracht werden. Eine zentrale Pflicht unter der EU PPWR ist die Konformitätserklärung (Declaration of Conformity, DoC) – ein formales Dokument, in dem der Wirtschaftsakteur erklärt, dass seine Verpackung den geltenden Anforderungen entspricht.
Dieser Leitfaden führt Sie durch den Aufbau und Inhalt einer Konformitätserklärung für Verpackungen gemäß der PPWR-Verordnung, basierend auf dem amtlichen Muster in Anhang VIII der PPWR und der technischen Dokumentation nach Anhang VII.
Wer benötigt eine Konformitätserklärung nach der PPWR-Verordnung?
Ausgestellt wird die EU-Konformitätserklärung vom Erzeuger (Art. 15 Abs. 2 und Art. 39 PPWR). Erzeuger ist nach Art. 3 Nr. 13, wer Verpackungen herstellt – oder sie unter eigenem Namen oder eigener Marke entwickeln oder herstellen lässt. Bei Eigenmarken trifft das den Handel, nicht den produzierenden Lieferanten.
Die übrigen Wirtschaftsakteure stellen die Erklärung nicht aus, müssen sie aber vorhalten oder zuarbeiten:
- Erzeuger (Art. 15): führt die Konformitätsbewertung nach Art. 38 durch, stellt die Erklärung nach Art. 39 aus und bewahrt sie zusammen mit der technischen Dokumentation nach Anhang VII auf.
- Importeure (Art. 18 Abs. 7): halten eine Kopie der EU-Konformitätserklärung für die Marktüberwachungsbehörden bereit.
- Bevollmächtigte (Art. 17): werden vom Erzeuger schriftlich beauftragt. Die Aufbewahrung der Erklärung gehört zum Mindestumfang des Auftrags, das Erstellen der technischen Dokumentation ausdrücklich nicht.
- Lieferanten (Art. 16): händigen dem Erzeuger die Informationen und Unterlagen aus, auf denen die Erklärung beruht.
Nicht zu verwechseln: Der Hersteller nach Art. 3 Nr. 15 ist eine andere Rolle – Erzeuger, Importeur oder Vertreiber, der eine Verpackung im Hoheitsgebiet eines Mitgliedstaats erstmals bereitstellt. Daran hängen die Registrierung nach Art. 44 und die erweiterte Herstellerverantwortung nach Art. 45, nicht die Konformitätserklärung. Im Englischen sind die Begriffe vertauscht: „Erzeuger“ ist manufacturer, „Hersteller“ ist producer.
Die DoC muss stets aktuell gehalten und den Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen vorgelegt werden können.
Die 8 erforderlichen Abschnitte
Eine Konformitätserklärung für Verpackungen gemäß PPWR muss folgende Abschnitte enthalten, wie im amtlichen Muster in Anhang VIII der PPWR vorgegeben:
1. Verpackungsidentifikation
Identifizieren Sie Ihre Verpackung mit folgenden Angaben:
- Verpackungstyp: Verkaufsverpackung, Umverpackung oder Transportverpackung
- Name: Eine eindeutige, beschreibende Bezeichnung der Verpackung
- Externe ID: Ihre eigene Referenznummer oder Artikelnummer
- Interne ID: Eine zusätzliche interne Kennung (z. B. SKU)
Dieser Abschnitt stellt sicher, dass die Verpackung eindeutig identifiziert und zurückverfolgt werden kann.
2. Erzeugerinformationen
Geben Sie die vollständigen Daten des Erzeugers (Art. 3 Nr. 13 PPWR) an:
- Firmenname
- Vollständige Adresse inkl. Straße, Postleitzahl, Stadt und Land
3. Verantwortungserklärung
Fügen Sie eine Erklärung ein, die bestätigt, dass die Konformitätserklärung unter der alleinigen Verantwortung des Erzeugers ausgestellt wird. Dies ist eine verpflichtende rechtliche Erklärung.
4. Gegenstand der Erklärung
Dies ist das Herzstück der DoC. Sie müssen eine detaillierte Beschreibung der Verpackung liefern:
- Verpackungstyp, Name und Kennungen erneut angeben
- Eine umfassende Beschreibung der Verpackungszusammensetzung einschließlich der verwendeten Materialien und deren jeweiligen Gewichte bereitstellen
Die Beschreibung muss ausreichend detailliert sein, damit Behörden den Aufbau und die Materialzusammensetzung der Verpackung nachvollziehen können. Dies bedeutet in der Regel, dass Sie die einzelnen Materialien auflisten und deren Gewichtsanteile angeben müssen.
5. EU-Rechtsakte
Verweisen Sie auf die anwendbaren EU-Harmonisierungsrechtsvorschriften. Für Verpackungen umfasst dies typischerweise:
- Verordnung (EU) 2025/40 (PPWR) – die primäre Verordnung für Verpackungen und Verpackungsabfälle
- Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH) – für chemische Stoffbeschränkungen
In diesem Abschnitt müssen Sie auch die Einhaltung der Stoffbeschränkungen gemäß Artikel 5 der PPWR bestätigen:
Schwermetalle (Artikel 5 Abs. 2–3)
Die Summenkonzentration von Blei, Cadmium, Quecksilber und sechswertigem Chrom darf 100 mg/kg in der Verpackung nicht überschreiten.
PFAS-Beschränkungen (Artikel 5 Abs. 4)
Die Verpackung muss frei von per- und polyfluorierten Alkylsubstanzen (PFAS) über den in der PPWR festgelegten Grenzwerten sein.
REACH-Konformität
Es dürfen keine Stoffe in der Verpackung verwendet werden, die gemäß REACH verboten oder beschränkt sind.
Diese Bewertung sollte auf der verfügbaren technischen Dokumentation basieren, einschließlich Lieferantenerklärungen, Sicherheitsdatenblättern (SDS) und gegebenenfalls analytischen Prüfberichten.
6. Harmonisierte Normen und Spezifikationen
Nummer 6 des Musters verlangt die Angabe der einschlägigen harmonisierten Normen (Artikel 36) oder gemeinsamen Spezifikationen (Artikel 37), die der Konformitätsbewertung zugrunde gelegt wurden.
Wurden solche Normen oder Spezifikationen nicht angewendet, sind stattdessen die anderen technischen Spezifikationen anzugeben, für die die Konformität erklärt wird – etwa Prüfnormen für Materialzusammensetzung oder Schwermetallgehalte. Werden Normen nur teilweise angewendet, benennen Sie die angewendeten Teile.
7. Bescheinigungen von notifizierten Stellen
Sofern zutreffend, verweisen Sie auf Bescheinigungen notifizierter Stellen. Für die meisten Standardverpackungen kann hier „Nicht zutreffend“ angegeben werden.
8. Zusätzliche Informationen
Vervollständigen Sie die DoC mit:
- Unterzeichner: Name und Position der bevollmächtigten Person
- Ausstellungsort: Die Adresse, an der die DoC unterzeichnet wird
- Ausstellungsdatum: Das Datum der Erstellung
- Unterschrift: Die handschriftliche oder elektronische Unterschrift der bevollmächtigten Person
Unter „Zusätzliche Angaben“ können Sie darüber hinaus eine zusammenfassende Erklärungsformel aufnehmen. Das Muster verlangt sie nicht:
Technische Dokumentation (Anhang VII)
Zusätzlich zur DoC selbst müssen Sie eine technische Dokumentation führen, die die abgegebenen Erklärungen stützt. Diese kann umfassen:
- REACH-Konformitätserklärungen der Materiallieferanten
- Sicherheitsdatenblätter (SDS) für verwendete Materialien
- Analytische Prüfberichte für Schwermetallkonzentrationen (soweit vorhanden)
- PFAS-Testergebnisse oder Lieferantenerklärungen
- Jede weitere Dokumentation, die die Konformität belegt
Diese Dokumentation muss mindestens 5 Jahre (Einweg) und 10 Jahre (Mehrweg) nach dem Inverkehrbringen der Verpackung aufbewahrt werden.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Unvollständige Verpackungsbeschreibungen: Die Beschreibung muss ausreichend detailliert sein, damit Behörden die Konformität beurteilen können.
- Fehlende Stoffbewertungen: Schwermetall- und PFAS-Bewertungen sind verpflichtend, nicht optional.
- Veraltete Lieferantenerklärungen: Stellen Sie sicher, dass Ihre REACH- und Materialerklärungen aktuell sind.
- Kein Unterzeichner: Die DoC muss von einer bevollmächtigten Person mit Name und Position unterzeichnet werden.
- Verwechslung von Verpackung und Produkt: Die DoC betrifft ausschließlich die Verpackung, nicht das darin enthaltene Produkt.
Offizielle Vorlage der EU
Die Europäische Union stellt in Anhang VIII der PPWR-Verordnung eine offizielle Mustervorlage für die Konformitätserklärung bereit. Diese Vorlage können Sie als Ausgangspunkt für Ihre eigene DoC verwenden:
Anhang VIII – Muster für die EU-Konformitätserklärung (EUR-Lex)
Das amtliche Muster ist ein leeres Formular: Es gibt die Struktur vor, aber die Angaben zu Materialien, Gewichten und Stoffen müssen Sie je Verpackung selbst zusammentragen – und bei jeder Änderung erneut. SUSYCHECK erzeugt die Erklärung stattdessen aus Ihren Verpackungsdaten, je Verpackung und länderspezifisch.
Womit erstellt man die Konformitätserklärung: Vorlage, Tabelle oder Software?
Die PPWR schreibt kein Werkzeug vor. Verbindlich sind der Inhalt nach Anhang VIII, die technischen Unterlagen nach Anhang VII und die Aufbewahrungsfrist. In der Praxis gibt es drei Wege, und sie unterscheiden sich weniger beim ersten Dokument als bei jeder Änderung danach:
- Amtliche Vorlage ausfüllen. Tragfähig bei einer Handvoll Verpackungen. Jede Material- oder Lieferantenänderung erzeugt eine neue Version von Hand, und die Nachweise liegen getrennt vom Dokument.
- Tabelle plus Dokumentenvorlage. Verpackungsdaten in einer Tabelle, Erklärung über einen Serienbrief. Trägt bis etwa 50 Verpackungen. Die Schwachstelle sind Lieferantendaten, die per E-Mail eintreffen und von Hand übertragen werden.
- Verpackungsdaten-Software. Die Erklärung entsteht aus einem gepflegten Datenbestand, die Nachweise hängen je Verpackung am selben Datensatz. Ändert sich ein Material, wird das Dokument neu erzeugt statt neu geschrieben.
Die Entscheidung hängt an vier Punkten: Zahl der Verpackungen, Zahl der Lieferanten, die Nachweise liefern müssen, Sprachen und Länder, in denen die Erklärung vorliegen muss, und ob die technischen Unterlagen nach Anhang VII am selben Datensatz hängen wie die Erklärung selbst.
Der Anbietermarkt ist dabei unübersichtlich: PPWR-Spezialtools, Verpackungsdatenbanken, ESG-Suiten mit PPWR-Modul und Beratungshäuser mit eigenem Tool stehen nebeneinander. Welcher Anbieter welchen Teil der Kette von der Datenaufnahme bis zur fertigen Erklärung abdeckt, steht in PPWR-Software im Vergleich: zehn Anbieter in sechs Lösungskategorien.
Offenlegung: SUSYCHECK ist selbst ein Anbieter in diesem Markt. Der verlinkte Vergleich nennt die Kriterien und die Mitbewerber.